1. Giriş ve kapsam
Bu Gizlilik Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni (“Politika”), Asistan Health (“Asistan”, “biz”, “platform”) tarafından işletilen kktc.asistan.online web sitesi, klinik yönetim paneli, hasta (client) arayüzü ve ilişkili mobil uygulamalar üzerinden işlenen kişisel verilere ilişkindir.
Politika; Türkiye Cumhuriyeti 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ile KKTC’de geçerli kişisel veri koruma kurallarının temel ilkeleri gözetilerek hazırlanmıştır. Kuruma özel sözleşmeler, veri işleme sözleşmeleri (DPA) ve onboarding kapsamında paylaşılan ek metinler bu Politikaya ek hükümler getirebilir.
Tıbbi teşhis, tedavi kararı veya hekimlik faaliyeti Asistan tarafından yürütülmez. Klinik kayıtlarındaki tıbbi içerikten ilgili sağlık kuruluşu ve yetkili sağlık personeli sorumludur.
2. Veri sorumlusu, veri işleyen ve iletişim
Platform hesapları, pazarlama, destek ve site kullanım verileri bakımından Asistan Health veri sorumlusudur.
Klinik hasta kayıtları, randevular, reçete ve klinik operasyon verileri bakımından kural olarak ilgili klinik / işletme veri sorumlusudur; Asistan, bu verileri klinik adına ve klinik talimatları doğrultusunda işleyen veri işleyen konumundadır (SaaS altyapı sağlayıcısı).
Kurumsal satış ve onboarding süreçlerinde, talep üzerine yazılı veri işleme sözleşmesi (DPA), alt işlemci listesi ve güvenlik özeti paylaşılabilir. Demo / satış görüşmelerinde paylaşılan iletişim bilgileri yalnızca teklif, destek ve sözleşme süreçleri için işlenir.
Başvuru ve iletişim:
- E-posta: merhaba@asistan.online
- Konu satırı önerisi: “KVKK / Gizlilik Başvurusu”
- Güven mimarisi özeti: Güven Merkezi
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
Hizmetin niteliğine göre aşağıdaki kategoriler işlenebilir:
- Kimlik ve iletişim: ad-soyad, e-posta, telefon, KKTC kimlik numarası (gerekli hallerde)
- Hesap ve yetki: kullanıcı kimliği, rol, izinler, oturum ve güvenlik olayları
- Klinik operasyon: hasta kartı, randevu, hizmet, ekip, mesajlaşma, hatırlatma tercihleri
- Sağlıkla ilişkili veriler: klinik tarafından girilen anamnez, not, reçete ve dosya içerikleri (özel nitelikli kişisel veri)
- Ödeme / üyelik (varsa): plan, abonelik durumu, fatura iletişim bilgisi — kart verisi saklanıyorsa ödeme sağlayıcısı üzerinden
- Teknik veriler: IP, cihaz/tarayıcı bilgisi, log, çerez ve benzeri teknolojiler
- Destek kayıtları: talep içeriği, yazışma ve çözüm notları
Asistan, klinik operasyonu için gerekli olmayan kişisel verileri toplamamaya öncelik verir (veri minimizasyonu).
4. İşleme amaçları
- Hesap oluşturma, kimlik doğrulama ve yetkilendirme
- Randevu, hasta takibi, ekip yönetimi ve klinik operasyonunun yürütülmesi
- Panel içi bildirimler; yapılandırıldığı ölçüde e-posta / SMS / WhatsApp hatırlatmaları
- Güvenlik, kötüye kullanım önleme, denetim izi ve olay müdahalesi
- Sözleşme / abonelik yönetimi, destek ve müşteri iletişimi
- Ürün iyileştirme (mümkün olduğunca toplu / anonim istatistiklerle)
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili makam taleplerinin karşılanması
- Açık rıza bulunan hallerde bilgilendirme ve pazarlama iletişimi
5. Hukuki sebepler
Kişisel veriler, duruma göre şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
- Sözleşmenin kurulması veya ifası (hesap, abonelik, hizmet sunumu)
- Kanuni yükümlülük
- Meşru menfaat (güvenlik, dolandırıcılık önleme, hizmet sürekliliği — temel hak ve özgürlükleri ihlal etmemek kaydıyla)
- Açık rıza (özellikle özel nitelikli veriler, pazarlama iletişimi ve isteğe bağlı kanallar)
Klinik tarafında özel nitelikli sağlık verilerinin işlenmesi; ilgili mevzuat, mesleki yükümlülükler ve klinik ile hasta arasındaki hukuki ilişki çerçevesinde yürütülür. Asistan, bu verileri yalnızca hizmetin sağlanması için gerekli teknik ve organizasyonel sınırlar içinde işler.
6. Toplama yöntemleri
- Doğrudan sizden: kayıt, profil, randevu, iletişim formları, destek talepleri
- Klinik personelinden: hasta ve randevu kayıtlarının panele girilmesi
- Otomatik yollarla: oturum, güvenlik ve kullanım logları, çerezler
- Hizmet sağlayıcılardan: kimlik doğrulama (ör. Supabase Auth), barındırma ve iletim altyapısı
7. Saklama süreleri
Veriler; işleme amacının gerektirdiği süre, yasal saklama yükümlülükleri ve klinik ile yapılan sözleşmedeki sürelerle sınırlı tutulur. Amaç ortadan kalktığında veya talep üzerine (yasal istisnalar saklı kalmak kaydıyla) silme, yok etme veya anonimleştirme uygulanır.
- Hesap ve abonelik kayıtları: sözleşme süresi + yasal zamanaşımı / muhasebe süreleri
- Güvenlik ve denetim logları: güvenlik ve uyumluluk için makul süre
- Klinik hasta / randevu verileri: veri sorumlusunun (klinik) talimatı ve sektörel saklama kuralları
- Pazarlama rızası kayıtları: rıza geri alınana veya hesap kapanana kadar
Platformdaki silme / unutulma talepleri yönetişim süreçleriyle işlenir; tamamlanan taleplerde kişisel alanlar anonimleştirilebilir. Ayrıntılar için Güven Merkezi’ne bakınız.
8. Aktarım ve alt işlemciler
Hizmetin sunulması için sınırlı sayıda güvenilir hizmet sağlayıcı (barındırma, veritabanı, kimlik doğrulama, e-posta iletimi, hata izleme, oran sınırlama vb.) kullanılabilir. Bu aktarımlar sözleşmesel ve teknik güvencelerle yapılır.
Veriler, hizmet altyapısının bulunduğu ülkelerde işlenebilir. Yurt dışı aktarım söz konusu olduğunda; KVKK ve ilgili mevzuattaki şartlar, uygun güvenceler ve gerektiğinde açık rıza mekanizmaları gözetilir.
Yasal zorunluluk halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi aktarılabilir.
9. Güvenlik önlemleri
Asistan; yetkisiz erişim, kayıp, değiştirme ve ifşaya karşı makul teknik ve idari tedbirler uygular:
- Kimlik doğrulama ve sunucu tarafı oturum kontrolleri
- İşletme bazlı veri ayrımı ve rol bazlı erişim (RBAC)
- Hassas işlemlerde denetim izi
- İletişimde TLS ve erişim anahtarlarının sunucu tarafında tutulması
- Oran sınırlama ve güvenlik izleme araçları (yapılandırıldığı ölçüde)
Hiçbir sistem %100 güvenlik garanti edemez. Hesap parolalarının gizliliği ve ekip üyelerinin yetki yönetimi klinik / kullanıcı sorumluluğundadır.
10. Kişisel veri sahibi hakları
KVKK’nın 11. maddesi ve ilgili mevzuat kapsamında; kişisel veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz (kanuni istisnalar saklıdır):
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- KVKK md. 7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme / silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
Klinik hasta kaydınıza ilişkin talepleriniz için öncelikle ilgili kliniğe başvurmanız gerekebilir; Asistan, veri işleyen sıfatıyla klinik talimatları ve yasal çerçeve doğrultusunda destek sağlar.
Başvurularınızı merhaba@asistan.online adresine iletebilirsiniz. Kimlik doğrulaması istenebilir; başvurular mevzuatta öngörülen sürelerde sonuçlandırılmaya çalışılır.
11. Çerezler ve benzeri teknolojiler
Oturumun sürdürülmesi, güvenlik, tercihlerin hatırlanması ve (varsa) istatistik amaçlarıyla çerez / yerel depolama kullanılabilir. Zorunlu çerezler hizmetin çalışması için gereklidir; analitik veya pazarlama çerezleri kullanılıyorsa mümkün olduğunca bilgilendirme ve tercih mekanizmaları sunulur.
Tarayıcı ayarlarından çerezleri sınırlayabilirsiniz; bu durumda bazı özellikler çalışmayabilir.
12. Çocuklar
Platform, doğrudan çocuklara yönelik bir hizmet olarak tasarlanmamıştır. Reşit olmayan bir kişiye ait verilerin klinik süreçte işlenmesi gerektiğinde; veli / vasi onayı ve ilgili mevzuat klinik (veri sorumlusu) tarafından sağlanır.
13. Politika değişiklikleri
Bu Politika güncellenebilir. Güncel sürüm bu sayfada yayımlanır; yürürlük tarihi güncellenir. Önemli değişikliklerde makul bilgilendirme (panel bildirimi veya e-posta) yapılabilir. Hizmeti kullanmaya devam etmeniz, yürürlükteki Politika’yı kabul ettiğiniz anlamına gelir — kanunen açık rıza gerektiren haller saklıdır.